Tugas digitalisasi dokumen di ruang bidang Informasi dan Komunikasi Publik (IKP) yang dilakukan oleh Ratna Dewi Yusfitasari, dan Masni Andriyani sebagai asisten tugas Ratna.Kegiatan ini melibatkan dua langkah penting, yaitu scanning dan merge (penggabungan) dokumen. Keduanya merupakan bagian penting dari manajemen dokumen modern yang membantu memudahkan akses, penyimpanan, dan pengelolaan data secara lebih efisien. 

 Langkah Pertama: Scanning Dokumen

Scanning dokumen adalah proses mengonversi dokumen fisik, seperti kertas, ke dalam format digital. Ratna menggunakan alat scanner yang terhubung ke komputer untuk memulai proses ini. Beberapa langkah yang ia lakukan dalam proses scanning adalah sebagai berikut:

1. Persiapan Dokumen: Sebelum melakukan scanning, saya pastikan bahwa dokumen yang akan dipindai dalam kondisi baik, tidak kusut, dan sudah diurutkan dengan benar.

2. Pengaturan Scanner: Lakukan pengaturan pada perangkat scanner sesuai dengan kebutuhan. Misalnya,  mengatur resolusi gambar, memilih format file yang diinginkan (PDF, JPEG, dll.), serta menentukan apakah akan memindai dalam mode hitam-putih atau berwarna.

3. Memindai Dokumen: Setelah pengaturan selesai, mulai memindai dokumen satu per satu atau dalam batch jika jumlah dokumennya banyak. Hasil pemindaian akan otomatis tersimpan di komputer dalam bentuk file digital.

 Langkah Kedua: Menggabungkan Dokumen

Setelah semua dokumen fisik berhasil dipindai, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah menggabungkan (merge) dokumen-dokumen tersebut. Proses ini penting terutama jika dokumen yang dipindai terdiri dari beberapa halaman yang harus digabungkan dalam satu file untuk memudahkan pengarsipan dan pembacaan. Berikut beberapa langkah yang dilakukan:

1. Membuka Aplikasi Penggabungan Dokumen: Menggunakan software atau aplikasi khusus, seperti Adobe Acrobat atau alat penggabung PDF online, untuk menggabungkan file-file hasil scanning.

2. Memasukkan File-File yang Ingin Digabungkan: Dalam aplikasi tersebut, pilih semua file yang ingin digabungkan. Ia mengurutkan file-file tersebut sesuai dengan urutan yang diinginkan, misalnya berdasarkan nomor halaman atau topik yang terkait.

3. Mengatur Urutan dan Format: Setelah semua file masuk ke dalam aplikasi, Ratna pastikan kembali bahwa urutan halaman sudah benar dan semua file memiliki format yang sesuai, misalnya dalam bentuk PDF. 

4. Menyimpan File Hasil Gabungan: Setelah yakin dengan hasil penggabungan, simpan file tersebut dengan nama yang sesuai untuk memudahkan pencarian di kemudian hari. File ini kemudian siap untuk diakses atau dibagikan dalam bentuk digital.

Keuntungan Digitalisasi Dokumen

Dengan melakukan proses scanning dan merge dokumen, tidak hanya menghemat ruang penyimpanan fisik, tetapi juga membuat dokumen lebih mudah diakses oleh siapa saja yang membutuhkannya. Selain itu, dokumen digital lebih tahan lama, aman dari kerusakan fisik, dan bisa diarsipkan dengan lebih rapi.

Proses ini juga meningkatkan efisiensi kerja. Jika sebelumnya mencari dokumen fisik memakan waktu lama, kini dengan hanya beberapa klik, dokumen yang diperlukan bisa langsung ditemukan. Ini tentu sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

 Kesimpulan

Kegiatan scanning dan merge dokumen yang dilakukan oleh Ratna, dan Masni adalah contoh nyata bagaimana teknologi membantu mempercepat proses manajemen dokumen. Dalam era digital seperti sekarang, kemampuan untuk mengelola dokumen secara digital menjadi kebutuhan utama di banyak organisasi. Dengan demikian, digitalisasi dokumen adalah investasi yang tepat untuk masa depan